Notion. 노션활용기_모바일과 데스크탑 환경에 연동되게

[Prologue]

친구 A에게 연락이 왔다.

A: 시간부자! 사무실에 업무일정 공유시스템을 만들고 싶은데, 
     우선 노션으로 대쉬보드 좀 만들어주라~
R: 그래? 근데 노션이 뭔데?

[공식사이트 소개글]

[친해져보기]

노션(Notion)으로 팀 업무 공유 대시보드를 처음 만들어본 기록이다.

처음 접하는 프로그램은 일단 눌러보는 것부터 시작한다. 어차피 첫 설치본이니, 망가지면 다시 깔면 그만이다. 이것저것 건드리다 보면 아이콘 배치와 UI가 눈에 익고, 궁금증이 쌓일 때쯤 가이드 영상을 찾는다. 영상 속 용어나 클릭 동선이 이미 낯설지 않은 상태여야 설명이 들어오기 때문이다.
영상을 보며 프로그램과 친해지다 보면 나에게 맞는 방식이 보이게 마련이다. 참고할 샘플이 있으면 더 빠르다. 친구가 보내준 노션 페이지 샘플은 내부 기능은 훌륭했지만, 직관성이 좀 아쉬웠다. 친구와 통화하고 화면을 공유하면서 업무에 맞는, 보기 좋은 운용법을 찾아갔다.

• 외부에서 모바일로 앱을 열었을 때, 직관적으로.
• 사무실에서는 웹으로 접속하기에 체계적인 화면으로.
• 프로젝트와 할 일, 일정이 한눈에 보이게.

[작업과정]

프로젝트DB와 할일DB를 설계하는 건 생각보다 어렵지 않았다.

직장 다닐 때 시스템이 잘 갖춰진 회사에서 일했던 덕분이다. 업무흐름을 위한 구성 요소, 각 항목의 유기적 관계 같은 건 알고 있지만 머릿속에 떠다니는 생각들을 노션으로 나타내는 작업이 고민이었다.

어떻게 보여줄 것인가. 데이터는 있는데, 화면에서 어떤 형태로 펼쳐야 직관적인지. 같은 DB를 가지고 표, 보드, 리스트 형식으로 보여줄 지, 그룹화를 해서 체계를 나눠줄지. 뷰에 따라 전혀 다른 물건처럼 보이기 떄문에 시각화가 노션 대시보드 구성의 절반이라는 걸 여기서 처음 실감했다.

[Database_구조] 프로젝트 DB - 프로젝트이름 / 담당자 / 시작일 · 완료일 / D-day / 진행상태 / 진행상황 / 최신업데이트일자 / 세부업무 / 연관 회의록 등. D-day는 완료일 기준으로 오늘까지 남은 날을 자동 계산하는 수식 속성이다. 날짜 입력만 해두면 알아서 카운트다운이 붙는다. 추가로 생성일, 최신수정일도 있는데 대시보드에서 보여주고 싶지 않은 속성이라 숨김 처리하고, 관리 페이지에서 보이게만 했다. 할일 DB - 기본 구조는 프로젝트 DB와 유사하다. 달라지는 지점 두 가지. 하나는 해당 프로젝트를 관계형(Relation) 속성으로 연결한다는 것. 할 일이 어느 프로젝트 밑에 있는지 연결해두면, 프로젝트 DB에서 세부업무를 롤업으로 불러올 수 있다. 다른 하나는 날짜 속성 이름이다. 프로젝트 DB의 '시작일/완료일'과 네이밍을 일부러 다르게, '착수일/완료일'로 구분해뒀다. 나중에 자동화를 연결할 때 필드명이 겹치면 꼬이기 때문이다. 첨부파일 속성은 할일 DB에만 추가했다. 참고자료나 산출물을 해당 업무 카드에 바로 붙여두는 용도다.

[Mobile_Dashboard]_모바일앱에서 보기 좋게

• 모바일 접근의 특성상 세밀한 터치 조작이 어렵기에 '페이지 잠금' 상태이고, 새로운 페이지 작성을 위해 생성 버튼을 배치했다.

[Desktop_Dashboard]_데스크탑에서 편하게

• 공지사항은 모바일 대시보드와 동기화되어 같은 내용이 표시되고, 사이드바를 활용해 일정을 한눈에 확인할 수 있도록 배치했다.

[Review]

페이지를 구성할수록 어떤 링크 구조가 적합한지, 어떤 보드가 공유 업무에 맞는지 고민하게 됐다. 데이터베이스 기초를 탄탄히 잡아두니 실 사용자의 의견을 반영하는 건 손쉬웠다. D-day에 입력되는 수식은 Claude가 작성해 주었고, 노션에 연동된 AI는 Gemini in Chrome처럼 같은 화면을 공유하기에 피드백의 정확도도 높았다. (노션 AI는 무료 기간이 끝나 유료 플랜을 재촉 중.)

노션으로 업무를 공유하거나 기록을 쌓으려면, 먼저 담으려는 것의 체계화가 필요한 듯하다. 누가, 언제, 무엇을, 어떻게. 또는 데이터의 양이 충분히 많아서 분류가 의미 있는지. 혼자 쌓는 기록은 어떤 형태든 가능하다. 종이든, 메모장이든, 블로그든. 하지만 누군가와 공유해야 하는 순간이 오면, 노션 데이터베이스를 만드는 데 시간을 쓰는 게 결국 빠른 길일 수도.